Hostelworld es uno de los canales más populares entre los huéspedes, por lo que lo habilitamos muy a menudo en nuestro Channel Manager. Consulte la guía de conexión para ver cómo funciona la conexión y qué se debe hacer para activarla correctamente.
Contenido
1. ¿Cómo funciona la conexión con Hostelworld?
2. Antes de activar la conexión
3. ¿Cómo solicitar la conexión con Hostelworld?
4. ¿Cómo habilitar la conexión en FrontDesk Master?
5. ¿Cómo puedo comprobar si mi conexión con Hostelworld está activa?
6. ¿Cómo cambiar el precio y la disponibilidad en Hostelworld?
7. ¿Cómo comprobar si la fecha específica está sincronizada correctamente en Hostelworld?
8. ¿Cómo cerrar/abrir habitaciones en Hostelworld?
9. ¿Cómo configurar restricciones en Hostelworld?
10. ¿Cómo desactivar la conexión XML?
11. Solución de problemas de Hostelworld
¿Cómo funciona la conexión con Hostelworld?
La conexión de Hostelworld soporta la sincronización de disponibilidad y tarifas y la recogida de reservas.
¿Qué información recibe y envía el sistema a Hostelworld?
Lo básico:
- Recogida de reservas: si un huésped hace una reserva en Hostelworld, se descargará en el sistema con toda la información sobre el huésped y la tarifa de reserva en un minuto.
- Actualizaciones de disponibilidad y tarifas: la información sobre cada cambio en el sistema se envía al portal inmediatamente.
- Modificaciones y cancelaciones automáticas: cada modificación hecha por el huésped (detalles del huésped, cambio de fechas de la reservación,...) o una cancelación será descargada al sistema.
Y más:
- Cancelaciones: si establece una reserva como Cancelada en el sistema, se ajustará también en Hostelworld, por lo que no es necesario que la configure manualmente en el back office.
- Hostelworld no envía al sistema reservas futuras ya creadas, así que asegúrese de añadirlas al sistema manualmente.
Restricciones soportadas en la conexión de Hostelworld:
- Estancia mínima
- Cerrar tarifa
- Cerrar habitación
Antes de activar la conexión
Asegúrese de que si:
2. los precios y las tarifas están correctamente establecidos en el sistema y corresponden a los ajustes del portal.
3. Todas las reservas de Hostelworld y otras fuentes (correo electrónico, teléfono,...) se añaden al sistema. Hostelworld no envía al sistema reservas ya existentes, así que asegúrate de que la disponibilidad es correcta ya que se enviará al portal mientras el plugin esté activado.
Por favor, asegúrese de que todo esté bien configurado antes de pasar al siguiente paso.
¿Cómo solicitar la conexión con Hostelworld?
Para activar la conexión con Hostelworld, envía una solicitud a tu gestor de cuenta de Hostelworld. Es la misma dirección de correo electrónico, de la cual usted está recibiendo correos electrónicos con nuevas reservas. Puedes encontrar el ejemplo de correo electrónico que puedes enviar aquí:
"Por favor, habilite una conexión XML con el administrador de canal FrontDesk Master para mi propiedad [PropertyName] (ID: xxxx). Por favor, copie los detalles de activación al equipo de soporte de FrontDesk Master en support@frontdeskmaster.com para que nos ayuden a configurar la conexión sin demora. Gracias".
Una vez habilitada la conexión XML, recibirá de su gestor de cuenta la contraseña XML necesaria para habilitar el plugin en Channel Manager. La contraseña no es la misma que la que utilizas para acceder a la Extranet de Hostelworld.
¿Cómo habilitar la conexión en FrontDesk Master?
Para activar completamente la conexión con Hostelworld, abre el Channel Manager.
Elija el plugin Hostelworld, haga clic en el botón Habilitar en la esquina inferior derecha de la ventana y confirme la acción:
PASO 1 - detalles de conexión
1. Ingrese su ID de propiedad y la contraseña XML que recibió del administrador de cuenta.
2. Desactivar todas las subidas de disponibilidad: esta opción desactiva todas las actualizaciones en Hostelworld para que el sistema no sincronice los precios ni la disponibilidad. ¡Tenga cuidado aquí!
3. Decida si las reservas de Hostelworld deben ser auto-asignadas a las camas o no.
4. Hostelworld puede enviarle algunas reservas y cancelaciones de prueba para que pueda ver cómo funciona la conexión. Sólo tiene que introducir la cantidad de reservas y hacer clic en el botón Añadir reservas de prueba.
Haga clic en el botón Próximo para continuar.
PASO 2 - mapeo de habitaciones
Verá dos columnas. En la primera, aparecerá la lista de los tipos de habitaciones de Hostelworld. En la segunda, debe elegir qué tipo de habitación del sistema corresponde a cada tipo de habitación del portal.
En el lado derecho, verá también una columna más, Max Beds. Muestra el tipo de ocupación de la habitación en Hostelworld (debe ser exactamente igual a la ocupación de la habitación en el sistema).
Haga clic en el botón Próximo para continuar.
PASO 3 - mapeo de tarifas
En esta parte decidirá desde qué tarifa se enviarán los precios a Hostelworld:
1. Por favor, asegúrese de enviar los precios en la moneda correcta. Si utiliza más monedas, también puede elegir la opción Convertir automáticamente las reservas recibidas a..... y el sistema convertirá automáticamente el precio a la moneda principal de acuerdo con la tasa de cambio que haya establecido previamente en Configuración de propiedad. (Configuración de monedas).
Este punto es muy importante, porque si se selecciona una moneda incorrecta, Hostelworld no aceptará la actualización del sistema.
2. En la tabla, seleccione las tarifas de FrontDesk Master desde las que se actualizarán los precios en el portal.
3. Haga clic en el botón Guardar para activar la conexión.
Por favor, tenga en cuenta que si deja una habitación sin mapear o calificar, el sistema no la controlará en absoluto. No se enviarán actualizaciones de precios o disponibilidad al canal y el sistema no podrá asignar reservas a las camas.
Columnas adicionales
- Ajuste: esta opción le da la posibilidad de modificar los precios de las tarifas que envía al canal. Puede elegir si desea ajustar el precio añadiendo o descontando una cantidad específica o también puede elegir la opción %. Tenga en cuenta que el ajuste no será visible en el Calendario!
PASO 4 - guardar la conexión
Cuando haga clic en el botón Guardar en el PASO 3, verá la vista de confirmación de conexión. En este momento, el sistema envía al portal la actualización anual de disponibilidad global y tarifas.
Felicitaciones!
La conexión con Hostelworld ya está activa!
INDICACIONES IMPORTANTES
- Después de confirmar su conexión XML, ya no podrá editar las tarifas y la disponibilidad en la extranet de Hostelworld.
- Las tarifas y la disponibilidad serán editables y cargadas automáticamente desde FrontDesk Master.
- Es fundamental asegurarse de que FrontDesk Master contiene los precios y la disponibilidad correctos.
- Si no está seguro si FrontDesk Master está configurado correctamente, NO SOLICITE XML antes de verificar la configuración y asegurarse de que sabe cómo gestionarlos.
- Tenga en cuenta que la acción de mapear y desmapear habitaciones por sí misma no genera el cambio de precio o disponibilidad en la Extranet. Después de esta acción, debe GUARDAR la conexión (vaya al PASO 4 en el Channel Manager para enviar la sincronización) con el fin de sobreescribir los ajustes anteriores.
- Por favor, asegúrese de que las 3 próximas reservas que recibirá después de que la sincronización se haya activado, han entrado en su sistema. Si no es así, por favor infórmenos inmediatamente a support@frontdeskmaster.com.
¿Cómo puedo comprobar si mi conexión con Hostelworld está activa?
Puede comprobar si la conexión con el portal está activa en dos lugares:
Channel Manager: si el plugin es verde, significa que la conexión está activada:
Disponibilidad en línea: en esta parte del sistema sólo verá los portales que están activos. Si un plugin está desactivado, no aparecerá en la lista. Puede comprobar aquí qué disponibilidad se ha enviado al sistema recientemente y si era correcta.
¿Cómo cambiar el precio y la disponibilidad en Hostelworld?
Cuando se activa la conexión, el sistema actualiza automáticamente todas las modificaciones de precio y disponibilidad. Se actualizan en la oficina de Hostelworld en unos segundos.
Cambios de precios
Puede cambiar los precios para temporadas enteras (consulte la instrucción: ¿Cómo configurar los precios?) o sólo para días seleccionados (consulte aquí: Cambios flexibles y rápidos de precios en Calendario).
Para comprobar si los cambios se actualizan correctamente, puede cambiar el precio en el día y la habitación seleccionados en Calendario de disponibilidad y tasa:
1. Modifique el precio manualmente en el Calendario
2. Guarde los cambios.
3. Abra su back office o actualice la ventana si ya está abierta y compruebe si el precio está actualizado.
4. Restaure el precio de la temporada con el botón derecho del ratón.
5. Compruebe la actualización de precios en el back office.
Cambios de disponibilidad
Cada vez que se agrega una nueva reserva al sistema (manualmente o descargada de los portales), se la mueve a otro tipo de habitación, se la cancela o modifica, el sistema actualiza automáticamente la disponibilidad en el Calendario de Disponibilidad y Tasas. Esa disponibilidad se envía a Hostelworld y las actualizaciones se realizan inmediatamente en el back office.
Puede comprobar fácilmente cómo funciona:
1. Cree una nueva reserva en el sistema y observe cómo cambia la disponibilidad en el calendario.
2. Abra el back office para ver la disponibilidad actualizada en el portal.
¿Cómo comprobar si la fecha específica está sincronizada correctamente en Hostelworld?
Para comprobar si la disponibilidad, las tarifas o las restricciones se sincronizaron correctamente con Hostelworld, consulta siempre esa información directamente en el back office del portal (no en la página web de Hostelworld) y compárala con los datos del Calendario de Disponibilidades y Tasa. La información debe ser siempre la misma en ambos lugares.
¿Cómo cerrar/abrir habitaciones en Hostelworld?
Para cerrar o abrir una habitación en Hostelworld, utilice la restricción Cerrar habitación o Cerrar tarifa. También puede simplemente bloquear las camas en Bed View para cerrarla con 0 de disponibilidad. (¿Cómo bloquear/desbloquear camas?)
Cerrar Habitación
1. Haga clic en la casilla de Cerrar habitación en la fecha seleccionada y guarde los cambios en el Calendario. A continuación, actualice el back office para ver los cambios.
En el caso de Hostelworld, la restricción Cerrar habitación elimina la disponibilidad para que la habitación no esté disponible para la venta (la disponibilidad cambia a 0).
2. Para abrir una habitación, desmarque la casilla de Cerrar habitación y guarde los cambios.
Si utiliza la restricción Cerrar habitación, el tipo de habitación se cerrará en todos los portales conectados al sistema. Para cerrarlo sólo en Hostelworld y dejarlo disponible en otros portales, puede usar la restricción Cerrar Tarifa, sin embargo, sólo funcionará si tiene una tarifa separada creada y conectada sólo con Hostelworld (le permite establecer diferentes precios y restricciones para el portal seleccionado). Vea aquí: ¿Cómo puedo tener precios diferentes en cada portal?
¿Cómo configurar restricciones en Hostelworld?
Restricciones soportadas en la conexión de Hostelworld:
- Mínimo de estadía para todos los tipos de habitaciones
- Cerrar Tarifa
- Cerrar Habitación
Mínimo de estadía
La restricción de estancia mínima (o duración mínima de la estancia) limita la disponibilidad especificando el número de noches que deben reservarse para estancias que incluyan la fecha de restricción en cualquier parte del intervalo de fechas de estancia.
La restricción de Estadía Mínima se establece en el Calendario de Disponibilidad y Tasa, manualmente para los días seleccionados o utilizando la opción Actualización Masiva.
Para configurar la restricción manualmente:
1. Selecciónela de la lista y haga clic en el botón Mostrar.
2. Introduzca el valor de restricción, por ejemplo, 2 noches de estancia mínima y guarde los cambios.
La restricción aparecerá en la extranet (utilice la opción Personalizar vista para mostrar las restricciones).
Para configurar la restricción utilizando la actualización masiva:
1. Haga clic en el botón Actualización masiva y seleccione Restricciones de los botones de opción.
2. Seleccione las fechas, la habitación y la tarifa a la que debe aplicarse la restricción e introduzca el valor de Estancia mínima. Luego, haga clic en el botón Ejecutar o Ejecutar y Cerrar.
Hecho! Las restricciones aparecerán en el calendario y se sincronizarán automáticamente con el portal.
Para eliminar la restricción, cambie su valor a 1.
Cerrar tarifa
Cuando la restricción Cerrar tarifa está activa, no hay disponibilidad para las reservas realizadas con la tarifa en cuestión. Por ejemplo, si "Hostelworld Rate" está cerrado durante 2 días, no habrá disponibilidad durante 2 días para las reservas realizadas con esta tarifa. Si ha creado una tarifa separada sólo para la conexión a Hostelworld y está mapeada en el Channel Manager, puede utilizar la restricción Cerrar Tarifa para cerrar la disponibilidad en Hostelworld y mantener las habitaciones abiertas al mismo tiempo en diferentes portales. Vea las instrucciones aquí: ¿Cómo puedo tener precios diferentes en cada portal?
Puede configurar manualmente las restricciones en el Calendario:
1. Selecciónelo de la lista y haga clic en el botón Mostrar.
2. Haga clic en la casilla de verificación para cerrar la tarifa en el día seleccionado y guardar los cambios. La habitación aparecerá como no disponible en la oficina de atrás.
Desmarque la casilla para eliminar la restricción.
O utilizando el botón Actualización masiva:
Seleccione las fechas, la habitación y la tasa a la que se debe aplicar la restricción y haga clic en los botones Cerrar/Abrir para cerrar o abrir la restricción. Luego, haga clic en el botón Ejecutar o Ejecutar y Cerrar.
Cuando la restricción Cerrar habitación está activada, el tipo de habitación en cuestión se cierra, lo que significa que la habitación no estará disponible en los canales de reservas ni en el motor de reservas de FrontDesk Master bajo ninguna de las tarifas.
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¿Cómo desactivar la conexión XML?
Para deshabilitar la conexión XML, póngase en contacto directamente con su gestor de cuenta del portal y solicite que se desconecte de Channel Manager.
Cuando reciba la confirmación de que la conexión está desactivada, abra el Channel Manager en FrontDesk Master. En el plugin Hostelworld, haz clic en el botón Deshabilitar ahora y confirma la acción.
El plugin aparecerá como desactivado.
Solución de problemas de Hostelworld
No se ha descargado la reserva de Hostelworld
Si por alguna razón (el plugin no estaba activo, problemas con el servidor, interrupción de Hostelworld,...) la reserva no pudo ser descargada a FrontDesk Master, por favor recuerde añadirla al sistema manualmente con el ID de la reserva original. Si ha recibido alguna cancelación o modificación de la reserva, será necesario ajustar manualmente la reserva actual en el sistema.
Si tiene alguna duda o pregunta sobre la conexión con Hostelworld, no dude en ponerse en contacto con su gestor de cuenta o con support@frontdeskmaster.com, estaremos encantados de ayudarle.